video vergaderen? hier vind je antwoorden op veel gestelde vragen

Video vergaderen

Antwoorden op veel gestelde vragen

Antwoorden op video vergaderen vragen

Hier vind je de antwoorden op de meest gestelde vragen die ik heb ontvangen over video vergaderen.

Een korte introductie over de meest gebruikte diensten zoals Microosft Teams, Zoom, Whereby, etc. Vind je hier

De onderstaande lijst met video vergaderen vragen wordt regelmatig bijgewerkt. (de laatste toevoeging was op 9 juni 2020)

Algemene vragen

Waarom hoor ik niets?

Controleer eerst of je wel geluid van een andere bron kunt horen (b.v. YouTube).
Controleer op welke uitgang de audio wordt afgespeeld. Zeker bij het gebruik van een headset.

Veel tools zoals Zoom en Whereby hebben een geluid test. Voor Zoom klik je op [Profiel afbeelding]>Setting>Audio Voor Whereby klik je op het tandwiel om de ingestelde webcam, microfoon en luidspreker te selecteren.

Waarom zien deelnemers mij niet?

Is de webcam al goed geïnstalleerd?

Veel tools zoals Zoom en Whereby hebben een beeld test. Voor Zoom klik je op [Profiel afbeelding]>Setting>Video. Voor Whereby klik je op het tandwiel om de ingestelde webcam, microfoon en luidspreker te selecteren.

Je kunt ook altijd een controle doen met de Zoom Test meeting: https://zoom.us/test

Video vergaderen en privacy. Hoe zit dat?

Bespreek of vertoon je privacy gevoelige gegevens? Lees dan altijd de privacy policy van de aanbieder. In het algemeen is het goed om je te realiseren dat gratis diensten minder functies bieden om de gegevens van jezelf en de deelnemers te beheren. Pas dan ook op met het aanmelden voor deze diensten met een Google of Facebook account. Daarmee wordt het minder zichtbaar welke informatie tussen de diensten wordt gedeeld.

Realiseer je dus:

Net als bij een telefoongesprek kunnen er opnames worden gemaakt. Zolang je deelnemer bent van het gesprek mag je een opname maken zonder dat je de andere deelnemer daarover informeert.
Technisch bieden de meeste diensten versleuteling van de audio en video tijdens het transport over het internet. (end-to-end encryption). Maar op de systemen van de ontvanger en verzender is het mogelijk dat geluid en beeld bewust of onbewust (door bijvoorbeeld malware) wordt opgenomen. Omdat het in veel situatie niet mogelijk is om deze bescherming voor de verzender én de ontvanger goed te organiseren kan dit bij privacy gevoelige gegevens een risico zijn.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een goed overzicht gemaakt van alle videovergader apps. Dit overzicht vind je hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/keuzehulp-privacy-bij-videobel-apps

Hoe organiseer ik een effectieve video vergadering?

Dit zijn de meest belangrijke tips voor het organiseren van een effectieve videovergadering:

Bereid je voor. Zijn niet alle deelnemers gewend om de gekozen software te gebruiken? Stuur vooraf duidelijke instructies
Wees op tijd
Wijs een gespreksleider aan
Start met een agenda. Presenteer deze als gespreksleider op een gedeeld scherm
Laat elkaar uitspreken
Veel achtergrond geluid? Gebruik een headset of zet de microfoon op stil (“mute”)
Gebruik samenwerktools zoals Office 365 of Google G Suite om informatie tijdens en na de vergadering te delen

Video vergaderen in de zorg. Wat zijn de mogelijkheden?

De zorg verwerkt zeer persoonlijke gegevens. Daarom zijn hierover afspraken gemaakt. Deze afspreken zijn vastgelegd in NEN normen. Voor de zorg zijn vooral NEN norm 7510, 7512, 7513 opgesteld. Veel algemene (buitenlandse) diensten voldoen hier niet aan.

Oplossing die wel een specifieke Zorg NEN norm volgen zijn o.a.:

FaceTalk : meer informatie vind je hier: Facetalk

KPN Zorgmessenger : meer informatie vind je hier: https://www.kpn.com/zakelijk/branches/zorg/messenger.htm

We See Do : meer informatie vind je hier: We See Do,

Therapieland : meer informatie vind je hier: Therapieland

Embloom (TelePsy) : meer informatie vind je hier :Embloom

Microsoft Teams

Hoe start ik een vergadering?

Een snelle handleiding over het starten van een spontane vergadering vind je hier:
https://support.office.com/nl-nl/article/video-start-onmiddellijk-een-vergadering-met-nu-vergaderen-26e06837-853d-4df1-a729-06bf700d4ecf

Het plannen van een vergadering doe je vanuit je agenda.
https://support.office.com/nl-nl/article/vergaderingen-plannen-in-teams-943507a9-8583-4c58-b5d2-8ec8265e04e5

Collega’s van OGD ict diensten hebben een handige videohandleiding gemaakt. Deze vind je hier: https://www.youtube.com/watch?v=_E9lXEEsjc8

Hoe test ik mijn microfoon en webcam?

Door de grote variatie in microfoons, webcams is het verstandig om voordat je een videovergadering in gaat de verbinding te testen. Hier vind je de locatie om de microfoon en camera te testen:

Microsoft Teams

Start een test vergadering via: Agenda (icoon) > Nu vergaderen > (in het videobeeld naast de knopjes webcam/microfoon) Aangepaste installatie > Test gesprek starten

Ik zie een foutmelding in Microsoft Teams. Hoe los ik dit op?

UPDATE 16 maart: Microsoft geeft aan dat er problemen zijn met de dienst. Hier vind je de laatste status van het onderzoek: https://twitter.com/MSFT365Status

Hoe voeg ik een gast toe aan Microsoft Teams?

Een handleiding hoe je gasten toevoegt aan Microsoft Teams vind je hier:

https://support.office.com/nl-nl/article/gasten-aan-een-team-toevoegen-in-teams-fccb4fa6-f864-4508-bdde-256e7384a14f?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL

Let op! De beheerder kan de toegang tot gasten hebben beperkt. Vraag bij een foutmelding dit na bij de Office 365 beheerder.

Wat is het maximum aantal deelnemers in Teams?

Het maximum aantal deelnemers aan een Teams vergadering is 250 (bron)

Wat is het verschil tussen een Teams vergadering en live event?

De verschillen tussen een Teams vergadering en een live event zijn:

-Teams vergadering is bedoeld voor een overleg waarbij meerdere personen input geven. Een Team live event is bedoeld voor presentaties met een groot aantal deelnemers (uitzending)

-Teams vergadering kan tot 250 deelnemers bevatten. Teams live events toto 10.000 deelnemers.

-Voor het starten van een Teams vergadering is een Office 365 Small Business licentie of Office 365 Enterprise licentie nodig. Voor het organiseren van Teams live events is een Office 365 Enterprise licentie nodig (Office 365 E1, E3 of E5)

Zoom

Wat zijn de beperkingen van het gratis Zoom account?

De meest belangrijke beperking van het gratis Zoom account is dat vergaderingen van meer dan 2 personen beperkt zijn tot 40 minuten. Om langer te kunnen vergaderen moet de organisator (Zoom host) een betaald Zoom account hebben. Voor meer informatie over mogelijkheden en prijzen kijk je op: https://zoom.us/pricing

Zoom is negatief in het nieuws gekomen door problemen met privacy en beveiliging. Hoe zit dat?

Door de sterke toename in gebruik van Zoom is de software onder de loep genomen. Daar zijn meerdere problemen met privacy (delen van gegevens met andere bedrijven) en beveiliging (sluwe methode om in te breken op een vergadering die niet wat afgesloten of het starten van kwaadaardige code via de chat).

Dit is de reactie van de CEO van Zoom : https://blog.zoom.us/wordpress/2020/04/01/a-message-to-our-users/

De problemen zouden opgelost moeten zijn maar Zoom heeft wel reputatieschade opgelopen. Kijk dus ook naar de alternatieven zoals Microsoft Teams, Join.me, Webex.

Kijk voor alternatieven voor sectoren die met zeer privacygevoelige gegevens zoals de zorg naar platformen die voldoen aan de AVG én de NEN7510. Voorbeelden zijn: We See Do, KPN Zorgmessenger, Therapieland, Embloom en Facetalk.

Waar vind ik de uitgebreide instellingen? (voor o.a. breakout rooms en polls)

Om de uitgebreide opties zoals polls en breakout rooms te activeren open je de instellingen in het Zoom account op de webpagina van Zoom: https://zoom.us/profile/setting Deze opties vind je niet in de desktopversie van Zoom.

Whereby

Heeft een deelnemer een Whereby account nodig?

Een Whereby account is alleen nodig voor de persoon die de Whereby room aanmaakt. Dit wordt de “host” genoemd. Voor deelnemers is het dus voldoende om de Whereby link te openen in de browser. Hier vind je een handleiding waarmee je snel kunt starten met Whereby : https://whereby.helpscoutdocs.com/article/314-quickstart-guide

Hoe start je een Whereby videovergadering?

Hier vind je een uitleg over Whereby. In de video op deze pagina zie je ook uitleg over de uitgebreide functies en de verschillen tussen een betaald abonnement en het gratis account. Deze uitleg vind je hier: https://slimmesoftware.online/tips/eenvoudig-videovergaderen-met-whereby/

Schermdelen of recording werkt niet. Hoe lost ik dat op?

Whereby werkt het beste in de Chrome of Firefox browser. Bij gebruik in Edge of Safari kunnen sommige functies niet beschikbaar zijn.

MEER TIPS