Online takenlijst

In een onderneming worden talloze takenlijsten gebruikt. Persoonlijke takenlijsten, takenlijsten in teams en takenlijsten in projecten. Vaak nog in Excel of ander Office programma. Er ontbreken dan slimme functies zoals toewijzing en bewaking van deadlines. Een veel gebruikte oplossing voor de verschillende takenlijsten is Asana. Overweeg je Asana te gebruiken? Dan lees je hier een snelle opsomming van de functies, voordelen en aandachtspunten.

Asana functies

Asana is meer dan online takenlijstjes. Van de lange lijst met functies vind je hier de meest gebruikte:

Takenlijsten

De basisfunctie is takenlijsten. De lijsten worden gebundeld door projecten. En aan de projecten zijn teams toe te wijzen. Dit kan een team van medewerkers zijn maar ook externe personen zoals klanten of leveranciers. De takenlijsten zijn weer te geven als lijst (list) of in een kanban stijl (board). Voeg je deadline toe aan de taken? Dan kan je ook de tijdslijn (Timeline) of agendafunctie (Calendar) gebruiken.

Subtaken

Veel taken bestaan uit subtaken. Taken die te klein zijn om als losstaande taak te worden geregistreerd maar waarvan het toch handig is om ze los te kunnen afvinken. Ook daaraan is gedacht door de mogelijkheid van subtaken te gebruiken in Asana.

Taken toewijzen

Bij projecten binnen teams is het belangrijk om taken te kunnen verdelen. Door taken toe te wijzen verdeel je ook de verantwoordelijkheid en timemanagement. Zonder dat je overzicht verliest want door de timeline en calendar functie controleer je eenvoudig de voortgang.

Asana koppelingen

Een sterk punt van Asana zijn de 100+ gratis integraties met veelgebruikte online apps zoals Gmail, Outlook, Zapier en documentopslag zoals Google Drive, One Drive en Dropbox. Zo is het mogelijk om e-mails direct in taken om te zetten en documenten te koppelen aan een specifieke taak.

Asana App

Met Asana kun je ook eenvoudig onderweg werken. Daarvoor gebruik je de smartphone apps voor iOS of Android.

Asana gratis of abonnement

Bijna 80% van alle functies zijn al beschikbaar in het gratis Asana Basic abonnement. Heb je meer functies nodig binnen jouw onderneming? Dan beginnen de Premium abonnementen bij €10,99 per gebruiker per maand (betaald per jaar vooruit). Meer uitgebreide functies zoals een integratie met Salesforce en Power BI? Dan kost een Business abonnement €24,99 per gebruiker per maand (betaald per jaar vooruit). Voor de meest uitgebreide versie in eigen huisstijl is een offerte aan te vragen. De exacte verschillen vind je in dit overzicht.

Voordelen

De lange lijst met slimme functies is een groot voordeel van Asana. En 80% is al beschikbaar in de gratis versie van Asana. Daarom zie ik Asana ook vaak gebruikt worden in start-ups of ondernemingen waarbij de processen nog flexibel of ontwikkeld moeten worden. De flexibiliteit kan dan een groot voordeel zijn!

Aandachtspunten

Asana is sterk in taakmanagement. Tijdens het verwerken van taken is het ook mogelijk om te communiceren over taken maar de focus blijft taakmanagement. Is een taak afgerond en gearchiveerd? Dan mis je ook de communicatie rond die taak. Ben je meer opzoek naar een communicatietool? Kijk dan ook naar Basecamp of Microsoft Teams.

En Asana is nu alleen nog te gebruiken in het Engels, Duits, Frans, Spaans, Portugees en Japans.