Automatiseren met Zapier

Er is altijd wel een online tool te vinden die voor 80% aan je eisen voldoet. Voor die laatste 20% moet je vaak meerdere online tools combineren, concessies doen door je werkproces aan te passen of maatwerksoftware laten bouwen. Gelukkig bestaan er ook “automate” oplossingen waarbij je twee of meer online tools kan laten samenwerken. Mijn favoriet is Zapier (spreek je uit als het Engelse woord Happier met een “Z”)

Zaps

In Zapier kun je met ruim 2000 koppelingen naar online software aanbieders zelf  “Zaps” samenstellen. Zaps zijn werkstromen (workflows) waarbij een opeenvolging van een aantal handelingen gegevens verwerkt van één online toepassing naar een andere. Dit kan zijn een webformulier in WordPress waarbij de ingevoerde gegevens in een CRM systeem wordt geplaatst. Op een aanmelding van een webinar wordt op een spreadsheet in Microsoft365 of Google G Suite gezet. Of een betaling op een website wordt doorgestuurd naar administratiesoftware waardoor een factuur naar de betaler wordt gestuurd.

Triggers

De workflows starten met zogenaamde “Triggers”. Hiermee wordt een workflow gestart. Een trigger kan zijn: Ingevuld Gravity WordPress formulier, nieuwe afspraak in de online afsprakentools van Calendly of nieuwe aanmelding in het evenementenplatform Eventbrite. Het is niet noodzakelijk om een handeling de workflow te laten “triggeren”. Het is ook mogelijk om de ingebouwde Schedule by Zapier te gebruiken. Hiermee is een workflow elk uur,  dag, week of maand te starten.

Action

Een trigger in een workflow wordt gevolgd door een of meerdere “Actions”. Dit zijn korte taken die gedaan worden zoals het opzoeken van gegevens in een spreadsheet, het versturen van informatie naar een gekoppelde applicatie zoals een CRM. De informatie (data records) worden meegenomen in elke stap in de workflow. Zo is het mogelijk om hele uitgebreide workflows te maken.

Voorbeelden

Door dat je zonder programmeerkennis snel en eenvoudig workflows kunt bouwen leent Zapier zich erg goed voor kleinschalige toepassingen. Of toepassingen die tijdelijk worden gebruikt. Zo bespaar op de investeringen op ontwikkelkosten die gemaakt moeten worden wanneer een workflow door developers gebouwd moet worden. Een paar voorbeelden van slimme workflows zijn:

Gegevens e-book download importeren in Mailchimp én CRM

In het onderstaande voorbeeld wordt na het versturen van een formulier in Gravity Forms de ingevulde gegevens (met instemming volgens AVG voorwaarden) doorgestuurd naar Mailchimp en vervolgens geimporteerd als contact in Teamleader. De verzending van het e-book is vanuit een automation in Mailchimp te versturen.

Bestelling op website doorsturen naar Moneybird

In onderstaand voorbeeld wordt via een formulier in Gravity Forms een bestelling geplaatst. De contactgegevens worden aangemaakt of opgezocht in Moneybird. Vervolgens wordt een concept factuur klaargezet. En de bestelling wordt per e-mail aangekondigd voor verdere verwerking. Omdat hier geen gebruik wordt gemaakt van een iDeal betaling wordt de factuur handmatig verstuurd vanuit Moneybird om een extra controle in te bouwen.

Gegevens Calendy reservering doorsturen naar Teamleader

In onderstaand voorbeeld worden gegevens van een agendareservering verstuurd naar Teamleader CRM zodat het contact vanuit het CRM systeem kan worden opgevolgd.

Prijs

Wat kost Zapier? Gebruik je minder dan 5 eenvoudige Zaps met maar twee stappen? Dan kan je het gratis Zapier account gebruiken. Wil je meer triggers en actions kunnen gebruiken dan kun je kiezen uit het Starter (€19 per maand), Professional (€45 per maand), Team (€275 per maand) of Company (€548 per maand) abonnement.  Het grote verschil tussen Starter en Professional is de mogelijkheid van “Paths”, een als-dan functie die voor uitgebreidere workflows heel nuttig kan zijn. In het Team abonnement is het mogelijk om met meerdere personen samen te werken in workflows. En in het Company abonnement zijn uitgebreide veiligheids en toezicht functies beschikbaar.