De definitie van een systeem kan zijn een “doelmatig samenhangend patroon”. Eenvoudig uitgelegd is het misschien een “doel bereiken door een opeenvolgende herhaling van handelingen”. IT systemen zijn daar een heel concreet voorbeeld van. Maar is het altijd nodig om veel IT ervaring te hebben om een systeem te bouwen? Niet met Zapier! In dit blog laat ik je met een aantal voorbeelden zien hoe je met Zapier slimme systemen kunt bouwen.

Zapier

Zapier (spreek je uit als het Engelse woord Happier met een “Z”) is online software waarin je “workflows” kunt samenstellen. Uit een bibliotheek van 2000 koppelingen zijn de workflows te bouwen. Zonder programmeer ervaring is het mogelijk om een workflow te maken die bestaat uit meerdere stappen. Een voorbeeld kan zijn:

• Stap 1: Start wanneer een formulier wordt verstuurd vanuit een website
• Stap 2: Maak een agenda afspraak voor een week later in een agenda met de tekst “{naam} bellen op {telefoonnummer} over vraag {vraag} verstuurd op {datum verzending formulier}
• Stap 3: Voeg de {vraag} toe aan een spreadsheet in Google G Suite of Microsoft 365.

Door deze simpele automatisering te gebruiken wordt het veel eenvoudiger om verkoopkansen op te volgen. Ook heb je meer overzicht over de vragen die worden gesteld.

Zaps

De workflows in Zapier worden Zaps genoemd. Een Zap start altijd met een Trigger. Voorbeelden van zijn: Ingevuld Gravity WordPress formulier, nieuwe afspraakafspraak in Calendly of nieuwe aanmelding in het evenementenplatform Eventbrite. Het is ook mogelijk om de ingebouwde Schedule by Zapier te gebruiken. Hiermee is een workflow elk uur,  dag, week of maand te starten.

Een Trigger in een workflow wordt gevolgd door een of meerdere “Actions”. Dit zijn korte taken zoals het opzoeken van gegevens in een spreadsheet, het versturen van informatie naar bijvoorbeeld een CRM. De informatie (data records) worden meegenomen in elke stap in de workflow.

Bij de Triggers en Actions heb je de keuze uit ruim 2000 gekoppelde applicaties. Bijna alle veelgebruikte clouddiensten zijn wel opgenomen in de Zaps bibliotheek. Denk daarbij aan Google G Suite, Microsoft365, Mailchimp, ActiveCampaign, Facebook, Twitter, etc.

Voorbeeld

Een praktisch voorbeeld van een Zap is het automatiseren van meerdere stappen na het aanvragen van een e-book download op een WordPress website.

De Trigger van deze workflow is het versturen van een formulier in GravityForms. De velden in het formulier worden gebruikt om in de volgende stap te versturen naar Mailchimp.

Vervolgens wordt in Mailchimp door het toevoegen van een nieuw contact op de audiencelijst een automation gestart waarbij het e-book wordt verstuurd.

In de laatste stap worden de gegevens uit het formulier ook verstuurd naar een CRM systeem zoals b.v. Teamleader. Hierdoor kan een verkoopkans die vanuit het versturen van het e-book komt direct worden opgevolgd met persoonlijke communicatie, opdrachtbevestiging of een factuur.

Ben je op zoek naar meer voorbeelden? Hier vind je meer uitleg en voorbeelden.

Zapier is dus heel goed te gebruiken om zonder veel technische kennis workflows te automatiseren. Het geeft ook veel flexibiliteit zodat workflows die slecht tijdelijk gebruikt worden ook eenvoudig en voordelig in Zapier gemaakt kunnen worden.

Wat kost Zapier? Gebruik je minder dan 5 eenvoudige Zaps met maar twee stappen is het gratis Zapier account voldoende. Bestaan je workflows uit meer dan 2 triggers en actions dan kun je kiezen uit het Starter (€19 per maand), Professional (€45 per maand), Team (€275 per maand) of Company (€548 per maand) abonnement.  Bij Starter en Professional is de mogelijkheid van “Paths” te gebruiken. Dit zijn “als-dan” functies die voor uitgebreidere Zaps heel nuttig kan zijn. Met het Team abonnement is het mogelijk om samen te werken met meerdere personen in workflows. En in het meest uitgebreide Company abonnement zijn meer veiligheids- en toezicht functies beschikbaar.