Video vergaderen wordt steeds vaker gebruikt. Veel laptops en smartphones zijn al geschikt en steeds meer werkplekken zijn uitgerust met een webcam en headset.

Wil je ook video vergaderen gaan gebruiken? Hier vind je veel gebruikte mogelijkheden. Sommige zijn al te gebruiken zonder een betaald abonnement af te sluiten.

Video vergaderen : software

Zoom

Zoom is een eenvoudig op te zetten video vergaderservice. Door een “meeting link” te delen met de deelnemers kunnen deze met een paar muisklikken deelnemen aan de online vergadering.

Voor vergaderingen tot 40 minuten is Zoom gratis te gebruiken. Om langer te kunnen vergaderen is een betaald Zoom abonnement van de vergaderleider (zogenaamde host) nodig. Een Zoom Pro abonnement kost €14 per maand. Bij een jaarabonnement ontvang je 2 maanden korting.

Whereby

Een andere optie is Whereby. Omdat Whereby via de browser werkt is het nog eenvoudiger te gebruiken voor spontane vergaderingen. De gratis versie is voor persoonlijk (non commercieel) gebruik zelfs tot 4 deelnemers onbeperkt te gebruiken. Wel is de vergaderlink voor elke vergadering gelijk zodat je minder controle hebt over wie er deel kan nemen. Een betaald abonnement biedt meer ondersteuning en koppelingen naar online diensten zoals Trello en Google Docs

Google Hangout

Weet je dat alle deelnemers Google of Google G Suite gebruikers zijn. Dan is een Google Hangout snel te starten. Deze Google dienst is gratis en onder de naam Meet al naadloos geïntegreerd in Google G Suite.

Maar weet je niet zeker wat het Google account is van de deelnemers? Dan is Google Hangout minder geschikt.

Skype

Een van de eerste video vergader diensten is Skype. Ook hier is het belangrijk om te weten of alle gebruikers al een Skype (of Microsoft) account gebruiken. Daarom is Skype minder geschikt voor spontane vergaderingen met onbekende gebruikers.

Microsoft Teams

Gebruik je al Office 365 binnen een onderneming? Dan is Microsoft Teams al beschikbaar. Microsoft Teams is een samenwerk oplossing waarin documenten en berichten binnen eenvoudig in te stellen teams te gebruiken zijn. Naast het delen van informatie is het ook heel eenvoudig om videovergaderingen te plannen en te starten. Wil je vergaderen met personen buiten jouw bedrijf en weet je niet zeker of ze beschikken over een Microsoft account? Dan is Microsoft Teams minder geschikt.

Video vergaderen : hardware

Webcam

Een Windows laptop, Apple Macbook of Google Chromebook is vaak al uitgerust met een webcam in het scherm. Voor een desktop systeem is het mogelijk om een losse USB webcam te installeren om je te kunnen presenteren tijdens een video vergadering. Logitech levert webcams die regelmatig goed uit de verschillende test komen. Zelf gebruik ik de Logitech C930 webcam.

Headset

Zit je in een rumoerige omgeving? Of wil je jouw omgeving niet storen met het geluid van de videovergadering? Dan is het verstandig om een headset te gebruiken. Wil je vrij kunnen bewegen? En de headset kunnen gebruiken voor je laptop/desktop én je smartphone? Dan kies je voor een draadloze bluetooth headset die meer dan 1 bluetooth koppelingen kan maken. Ik gebruik zelf de Jabra Evolve 65 UC met een bureaustandaard zodat ik zeker weet dat de headset altijd voldoende opgeladen is.

Verlichting

De kwaliteit van het videobeeld is sterk afhankelijk van de hoeveelheid licht op je gezicht. Zit je in een ruimte met weinig licht? En werk je achter een laptop? Zorg dan dat je de laptop richting het daglicht richt. Een vaste werkplek? Dan kan het verstandig zijn om een “studio lamp” te gebruiken. Dit zijn vlakke lampen met LED verlichting die vaak op batterijen werken. Met een klein statiefje kan je het licht richten zodat je goed zichtbaar bent.